Zes stappenplan naar Vendor Managed Inventory (VMI)

Zes stappenplan naar Vendor Managed Inventory (VMI)

Nadat in de vorige decennia de logistieke nadruk vooral lag op de processen binnen de organisatie, is de focus nu gericht op het beheersbaar maken en het verbeteren van de logistieke processen in de toeleveringsketen, de supply chain.

Een van de meest voorkomende vormen is het uitbesteden van het voorraadbeheer aan uw leverancier, de zogenaamde Vendor Managed Inventory. VMI houdt in dat de leverancier elektronische informatie ontvangt over de verkoop en voorraadniveaus van zijn klant. De leverancier is verantwoordelijk voor het creëren en handhaven van het voorraadbeheer. De leverancier, en niet de afnemer, genereert zelfs de aankooporder.

6 stappenplan voorraadbeheer

Hoewel het een prachtig systeem is voor zowel leverancier als afnemer, dient er door uw eigen organisatie, wel aan een aantal voorwaarden voldaan te worden. Op de Engelse website www.vendormanagedinventory.com wordt een zes stappenplan beschreven om tot een succesvolle set-up van een VMI-systeem te komen.

Stap 1: Steun van het senior management

Het is belangrijk dat tot hoog in de organisatie er steun en de wil is om het VMI-systeem in te voeren. Gaandeweg de invoering komt u hobbels tegen, kosten of onwillig personeel, die alleen door senior management weggenomen kunnen worden.

Stap 2: Acceptatie van de medewerkers

Alle medewerkers moeten achter het concept staan, vooral zij die verantwoordelijk zijn voor het handhaven van de voorraadniveaus. Iedereen moet de voordelen van VMI begrijpen in plaats van bang te zijn dat het hen hun baan kost. Vertel ze het complete plaatje en wat de redenen zijn voor de invoering van het VMI-systeem,

Stap 3: Afstemmen databestanden

Het afstemmen van databestanden is een van de grootste voordelen die VMI u kan bieden. Door dezelfde codes en productdata te gebruiken bespaart u enorm veel tijd. Niet alleen een initiële synchronisatie, maar ook updates dienen meteen verwerkt te worden zodat de kans op een mismatch minimaal wordt.
 
Stap 4: EDI testen

De interactie, tussen de computersystemen van u en uw leverancier, dient uitgebreid getest te worden. Zijn de aantallen die bij uw leverancier geregistreerd staan dezelfde als die u in uw voorraadsysteem heeft staan? 

Stap 5: Acceptatie en Performance monitoring

De afnemer moet het voorraadplan, opgesteld door de leverancier, begrijpen maar vooral accepteren. Hiermee voorkomt u in de toekomst vragen als: ”waarom sturen jullie ons dit product terwijl we het niet nodig hebben?” 

Daarnaast moet u het eens worden over de manier waarop u de performance monitort en bijvoorbeeld over het aantal keren per week of maand dat de voorraad aangevuld wordt. 

Stap 6 Het overdragen van voorraad- en verkoopcijfers

Om een goed voorraadbeheerssysteem te kunnen onderhouden moet de leverancier informatie hebben over uw verkoopschema. Meestal worden hiervoor historische gegevens van de afgelopen 1-2 jaar gebruikt. Hierop kan de leverancier zijn aanleverschema baseren.

De laatste stap voordat het proces van start kan gaan houdt ook in dat u uw leverancier inlicht over de huidige voorraadniveaus van alle producten die hij u levert. Hierop kan de leverancier zijn aanleverschema baseren. 

Vertrouwen in elkaar

Het proces kan nu van start gaan. Vergeet echter niet dat de allerbelangrijkste voorwaarde voor het uitbesteden van uw voorraadbeheer aan uw leverancier het vertrouwen is wat u in elkaar heeft. Alleen door een langdurige, bestendige onderlinge relatie kan dit systeem tot volle bloei komen.

Bron: Graydon blog

Reacties